關(guān)于物料編碼，你必須知道的10個基本原則和10個知識點(diǎn)

企業(yè)數(shù)字化升級 / November 29, 2023

物料編碼是唯一標(biāo)識物料的代碼，通常用字符串（定長或不定長）或數(shù)字表示。物料編碼是計算機(jī)系統(tǒng)對物料的唯一識別代碼，用一組代碼來代表一種物料。物料編碼必須是唯一的，也就是說，一種物料不能有多個物料編碼，一個物料編碼也不能對應(yīng)多種不同規(guī)格的物料。

物料編碼之功能

1、增強(qiáng)物料資料的正確性

物料的領(lǐng)發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。

2、提高物料管理的工作效率

物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。

3、利于電腦的管理

物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進(jìn)一步利用電腦作更有效的處理，以達(dá)到物料管理之效果。

4、降低物料庫存、降低成本

物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。

5、防止物料舞弊事件之發(fā)生

物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。

6、便于物料之領(lǐng)用

庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領(lǐng)用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。

物料編碼的原則

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

一、簡單性

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字符號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機(jī)會。

物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級分類。

二、分類展開性

物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，則每段最多只能由十個細(xì)分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細(xì)分項目，然而細(xì)分項目太多，就難于查找，而細(xì)分項目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)位，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。

三、完整性

在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

四、單一性

物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。

五、一貫性

物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。

六、伸縮性

物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。

七、組織性

物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或資料。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

八、適應(yīng)電腦管理

電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其他符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

九、充足性

物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時誤事。

十、易記性

在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨(dú)缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。

物料編碼的方法

目前工商企業(yè)所采用的物科編碼方法，主要有阿拉伯?dāng)?shù)字法：

阿拉伯?dāng)?shù)字法，是以阿拉伯?dāng)?shù)字作為物料編碼的工具，采用以一個或數(shù)個阿拉伯?dāng)?shù)字代表一項物料。這種方法容易了解，只是需另外準(zhǔn)備物料項目與數(shù)字的對照表，又要記憶對照項目，因此有關(guān)人員必須經(jīng)過一段時間的訓(xùn)練與適應(yīng)才能運(yùn)用自如。

以阿拉伯?dāng)?shù)字做物料編碼的，較常見的有下列幾種：

1．連續(xù)數(shù)字編碼法

連續(xù)數(shù)字編碼法是先將所有物料依某種方式大致排列，然后自1號起依順序編排流水號。這種物料編碼方法可做到一料一號，只是順序編碼除顯示編碼時間的先后，往往與所代表項目的屬性并無關(guān)聯(lián)。因為新購物料無法插入原有排列順序的料號內(nèi)，例如：1078為3/8“×3/4”之六角鐵制帶帽螺栓，而新購的六角鐵制帶帽螺栓為3/8“ ×1”,其物料編碼無法插入（因過去沒有庫存或采用這種物料，故無編碼），故只好編以最后一個號碼8974。兩種物料本應(yīng)排在一起，現(xiàn)在物料編碼相距如此遙遠(yuǎn)，在物料管理、倉儲管理上很不方便。

2．分級式數(shù)字編碼法

分級式數(shù)字編碼法是先將物料主要屬性分為大類并編定其號碼。其次再將各大類根據(jù)次要屬性細(xì)分為較次級的類別并編定其號碼，如止已繼續(xù)進(jìn)行下去。在分級式數(shù)字編碼法中，任一物料項目只有一個物料編碼。

表二為三種屬性的階級式數(shù)字編碼法，共可組成36個（3×4×3）編碼，這種方法的優(yōu)點(diǎn)一方面顯示編碼的規(guī)律性，一方面達(dá)到一物料項目僅有一編碼的目標(biāo)，其缺點(diǎn)是無用空號太多，一方面顯得浪費(fèi)累贅，另一方面常導(dǎo)致物料編碼位數(shù)不夠用。

來源（大類）材料（中類）用途（小類）

1 = 自制 1 = 非鐵金屬 1 = 零部件

2 = 外購 2 = 鋼鐵 2 = 包裝用料

3 = 委外加工 3 = 木材 3 = 辦公用品

4 = 化學(xué)品

3．區(qū)段數(shù)字編碼法

區(qū)段數(shù)字編碼法介于連續(xù)數(shù)字編碼法與分級式數(shù)字編碼法之間。使用位數(shù)較級次式數(shù)字編碼法更少，而仍能達(dá)到物料編碼的目的。

上述情形，如用階級式數(shù)字編碼法必須3位數(shù)，但如改為區(qū)段數(shù)字編碼則僅需二位數(shù)即可。

4．國際十進(jìn)分類（U. D. C. ）

這種方法于1876年美國杜威M.DeWey首創(chuàng)，其方法新穎而獨(dú)到，可以無限制展開，頗受歐洲大陸各國的重視。

1895年的國際圖書館學(xué)會決定杜威的十進(jìn)法為基礎(chǔ)，作更進(jìn)一步發(fā)展，其后經(jīng)眾多數(shù)學(xué)專家的確究與發(fā)展，最后完成所謂國際十進(jìn)位分類法（Universal Decimal Classification），目前已有許多國家采用為國家規(guī)格。

所謂國際十進(jìn)位分類法是將所有物料分類為十大類，分別以0至9之?dāng)?shù)字代表之，然后每大類物料再劃分為十個中類，再以0至9之?dāng)?shù)字為代表，如此進(jìn)行下去按金字塔Pyramid形態(tài)展開。其情形如下：

6 應(yīng)用科學(xué)

62．工業(yè)技術(shù)

621．機(jī)械的工業(yè)技術(shù)

621．8 動力傳動

621．88 挾具

621．882．螺絲、螺帽

621．882．2 各種小螺絲

621．882．21 金屬用小螺絲

621．882．215 丸螺絲

621．682．215.3 平螺絲

采用國際十進(jìn)分類的物料編碼，如編碼編至三位數(shù)字之后仍須繼續(xù)延長時時，即應(yīng)加以“.”符號以表示劃分，國際十進(jìn)分類法可無限展開，任何新物料之產(chǎn)生均可插入原有物料編碼之系統(tǒng)而不混淆原有之物料編碼系統(tǒng)，國際十進(jìn)分類法所能運(yùn)用之符號只有十個（0-9），故使編碼趨長而又無暗示作用，實在美中不足。

物料編碼的10個知識點(diǎn)

PDM的中文名稱為產(chǎn)品數(shù)據(jù)管理（Product Data Management）。PDM是一門用來管理所有與產(chǎn)品相關(guān)信息（包括零件信息、配置、文檔、CAD文件、結(jié)構(gòu)、權(quán)限信息等）和所有與產(chǎn)品相關(guān)過程（包括過程定義和管理）的技術(shù)。通過實施PDM，可以提高生產(chǎn)效率，有利于對產(chǎn)品的全生命周期進(jìn)行管理，加強(qiáng)對于文檔，圖紙，數(shù)據(jù)的高效利用，使工作流程規(guī)范化。

在PDM系統(tǒng)中，管理的對象是產(chǎn)品的設(shè)計數(shù)據(jù)，而產(chǎn)品在生產(chǎn)的必須要有唯一的編碼。所以設(shè)計一套符合企業(yè)需求的編碼系統(tǒng)是上一套PDM系統(tǒng)的前提。本文介紹了關(guān)于編碼的10大要點(diǎn)，供讀者參考！

1. PDM為什么需要編碼

在PDM系統(tǒng)中，管理的對象是產(chǎn)品的設(shè)計數(shù)據(jù)，而產(chǎn)品在生產(chǎn)的必須要有唯一的編碼。所以設(shè)計一套符合企業(yè)需求的編碼系統(tǒng)是上一套PDM系統(tǒng)的前提。

當(dāng)然，如果企業(yè)上的是圖文檔管理系統(tǒng)，類似Solid Edge Insight或者SolidWorks Enterprise PDM這樣的系統(tǒng)，由于管理的是文件而不是產(chǎn)品。那么有沒有編碼管理關(guān)系不大。

實際上，基于編碼的管理，也正是PDM和圖文檔管理系統(tǒng)的最大區(qū)別。

2. 編碼如何產(chǎn)生

不管有沒有PDM系統(tǒng)，實際上，生產(chǎn)企業(yè)都必須有一個編碼來代表一個產(chǎn)品或一個零件。傳統(tǒng)的方法是由企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)化部門來手工分配編碼。

如果企業(yè)已經(jīng)上了ERP系統(tǒng)，那么編碼有可能由ERP系統(tǒng)來分配。

但如果企業(yè)上了一套PDM，設(shè)計文件的編碼再由ERP系統(tǒng)分配，就有點(diǎn)舍近求遠(yuǎn)了。因為CAD/PDM是設(shè)計數(shù)據(jù)的源頭。設(shè)計數(shù)據(jù)的編碼由PDM系統(tǒng)自動分配是最合理的。

3. PDM的編碼與ERP的編碼有什么不同

PDM的編碼和ERP的編碼都是用來物料的，都需要有唯一性，這一點(diǎn)是相同的。而且PDM的編碼最好和ERP的編碼保持一致，這樣的話，在設(shè)計部門和生產(chǎn)部門之間就可以無縫地傳遞信息。但PDM的編碼與ERP的編碼有兩點(diǎn)不同。

第一，PDM的編碼只負(fù)責(zé)設(shè)計數(shù)據(jù)，不負(fù)責(zé)生產(chǎn)數(shù)據(jù)。例如原材料、毛坯件、加工設(shè)備、辦公用品，這類物料倉庫需要管理，生產(chǎn)也需要，但和PDM關(guān)系不大。這類數(shù)據(jù)的編碼應(yīng)該在ERP系統(tǒng)中分配。

第二，PDM的設(shè)計文件會發(fā)生更改，更改后的設(shè)計文件編碼保持不變，版本會發(fā)生更新。而在ERP系統(tǒng)中，不同版本的零件實際上是作為兩種零件來處理的，不能相互替代使用。所以基本上ERP中的編碼相當(dāng)于PDM中的編碼加上PDM中的版本信息。

4. PDM的版本和版次有什么區(qū)別

在PDM中進(jìn)行CAD在線設(shè)計時，經(jīng)常會修改文件，每改動一次，文件就會發(fā)生一次變化，如果把這些變化記錄下來，在PDM系統(tǒng)中叫做版次。

提示：在TC和SESP中默認(rèn)保留的版次數(shù)是3個。版次一般用數(shù)字表示。

而設(shè)計完成后，結(jié)過校對、審核、審批，該設(shè)計零件被定型，可以用于生產(chǎn)時，在PDM中被稱作發(fā)布了一個版本。版本一旦被發(fā)布，任何人都不能對它進(jìn)行修改。如果一定要修改，則必須發(fā)布一個新的版本。

提示：版本一般以大寫的英文字母來表示。

5. 編碼和圖號有什么區(qū)別

在許多企業(yè)，沒有上ERP以前，物料是用圖號來描述的。但用圖號在PDM中描述物料是不合適的。原因有三點(diǎn)：

第一，圖號沒有唯一性。在企業(yè)中經(jīng)常會有無圖件和表格件發(fā)生。圖紙和物料之間并沒有一對一的唯一性。

第二，圖號通常是從屬碼，即用某個型號的產(chǎn)品的第幾個部件的第幾個零件這樣的從屬關(guān)系來描述。這樣的編碼不適合由計算機(jī)來自動產(chǎn)生。

第三，圖號通常以某個項目或某個型號來作為前綴。這種圖號只適用于專用件，不便于將零件升級成為整個企業(yè)的通用件。

圖號可以作為一個屬性在PDM系統(tǒng)中保留，當(dāng)然，也可以導(dǎo)出或用于搜索。

6. 編碼中是否可以體現(xiàn)零件的規(guī)格型號

有些企業(yè)希望在編碼中體現(xiàn)盡可能多的零件信息，例如自制/外購，零件的分類，規(guī)格型號等。

例如某企業(yè)的板材編碼分類是：11 X XXXX XXX。11代表板材；第一個X代表材料，1是冷軋鋼板，2是熱軋鋼板；XXXX代表厚度或直徑；最后的XXX代表流水號。舉例“1110025000”表示“冷軋鋼板GB/T708-1988，2.5mm厚”。

這種表示方法或許適合人類記憶，但卻不適合計算機(jī)處理?？墒钦娴囊寕}庫管理員看見一個編碼就能知道這是什么東西，這也太難為倉庫管理員了。

而在PDM系統(tǒng)中，有無數(shù)的屬性可以填寫規(guī)格型號和名稱。搜索起來也很方便。例如剛才的冷軋鋼板。我們可以把它的圖號值設(shè)為“GB/T708-1998”，規(guī)格型號設(shè)為“2.5mm”，名稱設(shè)為“冷軋鋼板”，編號是“13567899”又有什么關(guān)系呢？反正我們到倉庫去領(lǐng)料時，可以把所有的信息都提供給倉庫管理員。

所以，我的意見是編碼中不需要包含屬性信息。

7. 編碼的位數(shù)

想一想企業(yè)用到的物料會有多少種？如果用到18位身份證那樣的編碼就顯然太離譜了。另外，自定義編碼的位數(shù)應(yīng)該是固定的，這樣的話，如果少一位就很容易看出來。

我的建議是無論如何不超過13位。

8. 編碼可用的字符

編碼應(yīng)該容易識別，不容易產(chǎn)生誤解或抄寫錯誤，所以：